Polityka prywatności

1. Kogo dotyczy ta polityka?

Polityka dotyczy osób korzystających z serwisu NorthWork i przesyłających zgłoszenie dotyczące pracy. NorthWork jest prywatnie prowadzonym formularzem wspierającym pracę rekrutera, a nie oficjalnym serwisem firmowym Solutions Recruitment B.V. Służy do zebrania ankiety oraz dokumentów i przekazania ich do Solutions Recruitment B.V., która prowadzi dalszą obsługę procesu rekrutacyjnego.

2. Jakie dane przetwarzamy?

Przetwarzane mogą być w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię, nazwisko, data urodzenia, narodowość, adres, telefon i e-mail;
• dane zawarte w CV, zdjęcie kandydata oraz informacje o doświadczeniu i preferencjach zawodowych;
• informacje o dostępności, prawie jazdy, transporcie, zakwaterowaniu, rozmiarach odzieży roboczej i gotowości do określonych warunków pracy;
• odpowiedzi dotyczące sytuacji wyjazdowej, mieszkaniowej, numeru BSN i zaświadczenia o niekaralności;
• podane dobrowolnie informacje o zdrowiu, kondycji lub ograniczeniach mogących mieć znaczenie dla bezpieczeństwa i dopasowania stanowiska;
• dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i działania serwisu, takie jak podstawowe logi serwera.

3. Cele i podstawy prawne

Dane są wykorzystywane w celu przyjęcia zgłoszenia, oceny możliwości zatrudnienia, dopasowania oferty, kontaktu z kandydatem oraz organizacji dalszych etapów rekrutacji. Podstawą przetwarzania są działania podejmowane na żądanie kandydata przed ewentualnym zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu i zabezpieczeniu procesu rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz obowiązki prawne, jeżeli mają zastosowanie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane dotyczące zdrowia lub ograniczeń fizycznych są przetwarzane wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody kandydata (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

4. Komu dane mogą zostać przekazane?

Dane trafiają do Solutions Recruitment B.V. i upoważnionych osób obsługujących rekrutację. W zakresie niezbędnym do przedstawienia kandydata lub realizacji wybranej rekrutacji mogą zostać udostępnione potencjalnemu pracodawcy, partnerowi rekrutacyjnemu albo podmiotowi organizującemu zatrudnienie, zakwaterowanie lub transport. Dostęp mogą mieć również dostawcy hostingu, poczty i wsparcia IT działający na podstawie odpowiednich umów oraz organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania wynika z prawa.

5. Gdzie przechowywane są dane?

Odpowiedzi udzielone w formularzu są wykorzystywane do utworzenia ankiety PDF i nie są dodatkowo przechowywane jako osobne, przeszukiwalne pola bazy danych. W bazie pozostaje wyłącznie minimum potrzebne do obsługi zgłoszenia: numer aplikacji, wybrana oferta, imię i nazwisko, telefon, e-mail, status oraz odnośniki do chronionych plików. Ankieta PDF, CV i ewentualne zdjęcie są przechowywane na zabezpieczonej infrastrukturze serwerowej w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli wyjątkowo konieczne byłoby skorzystanie z usług powodujących transfer poza EOG, nastąpi on wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

6. Jak długo przechowujemy dane?

Każde zgłoszenie jest automatycznie i indywidualnie usuwane po 7 dniach od jego wysłania. Usunięcie obejmuje rekord widoczny w panelu, CV, ankietę PDF oraz ewentualny osobny plik zdjęcia. Dane mogą zostać usunięte wcześniej na żądanie przesłane na adres wskazany w sekcji „Twoje prawa”. Kopie bezpieczeństwa systemu nie zawierają zgłoszeń kandydatów ani ich plików.

7. Twoje prawa

Możesz zażądać dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia danych. Możesz również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofać udzieloną zgodę. Wszystkie wnioski dotyczące danych, w tym prośbę o usunięcie zgłoszenia, wyślij na jessika@sniezny.eu.

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności holenderskiego Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Dobrowolność i automatyczne decyzje

Obowiązkowe są wyłącznie podstawowe dane kontaktowe, CV oraz potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności. Pozostałe pytania ankietowe, w tym pytanie dotyczące zdrowia, są zalecane, ale dobrowolne i mogą pozostać bez odpowiedzi. W przypadku dobrowolnego podania informacji zdrowotnych wymagane jest zaznaczenie odrębnej zgody. Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

9. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych, w tym kontrolę dostępu do panelu, szyfrowane połączenie HTTPS oraz ograniczenie dostępu do plików kandydatów. Polityka może być aktualizowana, jeśli zmieni się sposób działania rekrutacji lub obowiązujące przepisy.